Hitta rätt nivå på hållbarhetsrapporten 2025 – En guide i fem steg

Hållbarhetsrapportering är ett centralt verktyg för att visa ansvar, skapa transparens och stärka relationen till intressenter som kunder, investerare och medarbetare. Men i takt med att nya regelverk och rapporteringsstandarder som ESRS och VSME införs, och gränsvärdena för lagstadgad rapportering justeras, har många organisationer börjat ställa sig frågorna: Hur mycket information och data är lagom? Hur hittar vi rätt nivå för vår rapportering? Vad är praxis?

Många bolag sneglar på varandra för att hitta vägledning – men sanningen är att ingen riktigt vet ännu. Kraven är nya, tolkningarna utvecklas, och just därför är det viktigare än någonsin att hitta rätt nivå på rapporteringen. Att hitta rätt nivå handlar om att skapa en rapportering som är relevant, trovärdig och användbar, både för den egna verksamheten och för omvärlden.

Med lång erfarenhet av att stötta företag i hållbarhetsrapportering och en god insikt i våra kunders utmaningar vet vi hur avgörande det är att hitta rätt balans mellan krav, nytta och ambitionsnivå. I denna 2050 Belyser ger vi konkreta råd för hur ni hittar en nivå som fungerar i praktiken.

1. Orientera dig i det nya landskapet
Börja med att skapa en tydlig överblick. Har ni uppdaterat er tolkning i ljuset av Omnibus 1 och kommande rapporteringskrav? Träffas ni exempelvis av övergångsbestämmelserna för hållbarhetsrapportering i och med implementeringen av det så kallade ”stop the clock- direktivet” i svensk lagstiftning, vilket i så fall innebär krav på hållbarhetsrapportering enligt de tidigare bestämmelserna i årsredovisningslagen (ÅRL)?

Även vid frivillig hållbarhetsredovisning är det många företag som väljer att inspireras av vedertagna ramverk för att skapa struktur, framtidssäkra sin redovisning och underlätta jämförbarhet. Det kan därför vara bra att orientera sig i ramverk som ESRS (rapporteringsstandard för stora företag som rapporterar enligt CSRD) och VSME (frivillig rapporteringsstandard framtagen för små och medelstora företag) och utvärdera om någon av dessa kan vara en bra utgångspunkt i arbetet.

Det kan även vara relevant att titta på branschspecifika ramverk exempelvis utfärdade av Global Reporting Initiative (GRI) eller undersöka om det finns annan branschpraxis att ta hänsyn till och som är relevanta för just er verksamhet.

Att förstå er utgångspunkt och orientera sig i de olika ramverk och standarder som finns ger er en bra grund inför planeringen av kommande rapport.

Läs mer om Omnibus status just nu i en tidigare 2050 Belyser samt se inspelningen av vårt webbinarium i samma ämne >>

2. Identifiera målgrupp och nyttan med rapporten
När ni har orienterat er i de aktuella regelverken och ramverken handlar nästa steg om att förstå syftet med hållbarhetsrapporteringen. Varför tar ni fram rapporten – och för vem?

Att förstå varför rapporten tas fram och vem som är mottagaren av informationen är avgörande för att prioritera rätt innehåll och nivå. Olika intressenter har olika behov, och en rapport kan fylla flera syften – från att uppfylla formella krav till att bygga förtroende, stärka varumärket och driva förbättringar internt.

I detta steg är det ofta klokt att stanna upp och lägga lite extra tid på dialog. Genom att föra samtal med era viktigaste intressenter får ni en tydligare bild av vilka frågor som är mest relevanta – och hur redovisningen kan skapa verkligt värde.

Ett urval av frågor att ställa sig:

• Vilka är våra nyckelintressenter (kunder, ägare, medarbetare, finansiärer)?
• Vad kan de ställa för krav och hur svarar vi mot dem?
• Vad vill vi uppnå med vårt hållbarhetsarbete och hur kan rapporteringen visa att vi gör skillnad?
• Hur kan dessa förväntningar komma att utvecklas över tid?
• Hur ska rapporten användas – internt som ett styrverktyg, externt för transparens, eller båda delarna?
• Vilka beslut eller insikter vill vi att den ska kunna stödja?

3. Sätt ramarna för rapportens innehåll
När syfte och målgrupp är klargjort är nästa steg att bestämma vad som faktiskt ska ingå i hållbarhetsredovisningen – och vad som kan utelämnas. Att sätta tydliga ramar handlar om att fokusera på det som är mest relevant för verksamheten, och samtidigt hålla ambitionsnivån på en nivå som är realistisk utifrån tillgängliga resurser.

Ett vanligt misstag är att försöka omfatta ”allt på en gång”. En välavvägd rapportering växer stegvis och speglar företagets mognad, struktur och kapacitet. Genom att avgränsa fokus blir rapporten både mer relevant och hanterbar.

En bra utgångspunkt är att utgå från bolagets (dubbla) väsentlighetsbedömning, där bolagets påverkan, risker och möjligheter identifieras och prioriteras. Även branschspecifik vägledning kan ge ett värdefullt stöd, till exempel sektorspecifika standarder eller annan etablerad praxis inom ert område. När data eller struktur saknas kan befintliga standarder, eller delar av dem, som ESRS och VSME användas för att skapa ordning och tydlighet. Dessa kan också fungera som stöd i valet av indikatorer och presentation av data för att stärka jämförbarhet, både över tid och med andra bolag.

Hos 2050 arbetar vi ofta tillsammans med våra kunder för att ta fram en övergripande struktur och ramverk för rapporteringen. Det innebär att vi börjar i väsentlighetsbedömningen, identifierar de frågor som är mest betydelsefulla utifrån påverkan, risker och möjligheter, och kopplar dessa till konkreta indikatorer, mål och narrativ. På så sätt blir rapporteringen inte bara en produkt för att uppfylla eventuella lagkrav – utan ett verktyg för styrning, lärande och utveckling.

4. Samla in data – både kvalitativ och kvantitativ
När ni har satt ramarna för rapportens innehåll handlar nästa steg om att säkerställa att ni har rätt underlag. Grunden för en trovärdig hållbarhetsrapport är robusta och tillförlitliga data, som ger en rättvisande bild av verksamhetens påverkan och utveckling.

För att rapporteringen ska spegla verkligheten krävs ofta att flera delar av organisationen är involverade (t.ex. ekonomi, HR, miljö, inköp och kommunikation). Det skapar förankring, ansvar och en gemensam förståelse för hållbarhetsarbetet.

Ett vanligt misstag är att se datainsamlingen som en engångsinsats inför publicering. I själva verket bör den ses som en återkommande process som utvecklas över tid, där rutiner för kvalitetssäkring, dokumentation och ägarskap är lika viktiga som själva siffrorna. Hög datakvalitet innebär att informationen är spårbar, jämförbar och rimlig över tid.

Hos 2050 arbetar vi ofta enligt en trestegsmodell för att skapa en strukturerad och tillförlitlig process:

1. Kartläggning och nulägesanalys
   Vi identifierar vilka data som redan finns, var de kommer ifrån och vilka luckor som behöver fyllas. Här tydliggörs roller, ansvar och ägarskap inom organisationen.
2. Rutiner och kvalitetssäkring
   Vi etablerar en systematik för datainsamling – med tydliga processer, kontroller och rutiner för att säkerställa kvalitet och spårbarhet. Fokus ligger på att skapa ett arbetssätt som fungerar i praktiken, år efter år.
3. Analys och förankring
   Data sätts i sitt sammanhang. Vi arbetar tillsammans med olika delar av organisationen för att tolka resultaten, skapa gemensam förståelse och säkerställa att rapporteringen speglar verkligheten.

5. Skriv, granska och kommunicera
En bra hållbarhetsrapport handlar om mer än siffror – den berättar historien om ert arbete, era mål och er utveckling. Den kvalitativa informationen, som beskrivningar av styrning, processer, mål och förbättringsarbete, ger sammanhang och gör rapporteringen begriplig och trovärdig. Det är i kombinationen av kvantitativa resultat och kvalitativa berättelser som den fulla bilden av hållbarhetsarbetet växer fram.

Som ett sista steg fundera över var er hållbarhetsinformation gör mest nytta. Det kan vara relevant att lyfta viss information på andra ställen än i själva hållbarhetsrapporten. Vissa delar kan med fördel lyftas i andra format som på webbplatsen, i årsredovisningens framvagn, i investerardialoger eller i internkommunikation. På så sätt möter ni era olika målgrupper med rätt budskap på rätt plats.

Vårt tips:
Hållbarhetsrapportering tar tid. Genom att börja arbetet i höst skapar ni förutsättningar för en ändamålsenlig rapport och en mer strukturerad datainsamling.

Vill du veta hur ni kan komma igång – eller hitta rätt nivå för just er?
Kontakta någon av våra experter!