De flesta stora bolag som behöver rapportera enligt CSRD gör det för första gången för verksamhetsår 2025. Det innebär att den hållbarhetsrapport som skrivs för 2024 ger en möjlighet att förbereda sig inför den skarpa rapporten året efter. Det finns ett antal olika områden där företagen redan nu kan börja bygga upp processer, arbetssätt och strukturer för att ge sig själva en flygande start, berättar 2050:s experter Rebecka Hovenberg och Rebecka Jakobsson i en 2050 belyser.
I dagsläget har de flesta företag som berörs av CSRD gjort den dubbla väsentlighetsbedömningen (DVB), vilket innebär att de nu vet vilka områden som är väsentliga för verksamheten och som de därför kommer att behöva rapportera på. För de företag som ännu inte påbörjat DVB:n är det en stark rekommendation att göra det så fort som möjligt för att ge sig själv bra förutsättningar inför nästa steg. De flesta företag har sedan gjort en scope-analys, där de identifierat vilka faktiska upplysningskrav och datapunkter de ska rapportera på, samt en GAP-analys och handlingsplan för att täcka informationsgapet.
Hur förbereder man sig inför rapportering enligt ESRS?
För en framgångsrik rapportering kan man behöva börja med att sätta en projektplan inklusive process och tidsplan med tydliga deadlines. Detta ger en bra bild av vad som krävs, vilka som behöver involveras och hur lång tid det kommer att ta. De flesta inkorporerar detta i bolagsstyrelsens årshjul, så att det följer övrig rapportering. Det är att bra att ta höjd för att datainsamlingen tar tid, framför allt i en större eller mer komplex koncern med många dotterbolag.
Större företag kan med fördel dels ha en styrgrupp med en tydlig beställare som har förankring i ledningsgruppen och dels en projektgrupp med de personer som gör det faktiska arbetet. Det är viktigt att säkerställa att relevanta perspektiv finns med i projektgruppen, vilket ofta inkluderar HR, inköp, ekonomi och förstås hållbarhet. Det är viktigt att ledningsgruppen är insatt i arbetet, så att den förstår omfattningen, vilka avvägningar som görs och vad resultatet blir. Det säkerställer att man samlar in det underlag som behövs för att kunna fatta affärsmässiga beslut.
Är man en större organisation kan man med fördel dela in CSRD-arbetet i olika ansvarsområde utifrån ämnesområden. De olika områdena kommer gå in i varandra, vilket innebär behov av kommunikation och samverkan. En projektledare som har det övergripande ansvaret att driva arbetet framåt har en viktig roll.
Dialogen med revisorn och styrelsen bör ske löpande under processens gång, så att nödvändiga justeringar kan göras direkt och förankringen säkerställas.
Datainsamling
Själva datainsamlingen är en stor del av arbetet. Scope-analysen som identifierar vilka datapunkter bolaget behöver rapportera på är en bra grund att stå på för att skaffa sig en bild över vad som måste samlas in. Det är vanligt att en hel del av data som ska rapporteras saknas och då kan man behöva bestämma vad man ska fokusera på och vilken ambitionsnivå man ska ha. Olika hållbarhetsfrågor kan vara olika viktiga trots att de är väsentliga. Då behövs tydliga prioriteringar som dokumenteras.
Kraven på transparens ökar, vilket gör att för många är ett digitalt system där medarbetare kan rapportera in den efterfrågad data, en bra väg att gå. Systemen på marknaden är flera och utvecklas fort. Rådet är att lägga tid på att undersöka vilket system som bäst uppfyller ens krav. En detaljerad kravspec till de i organisationen som ska upphandla verktyget är centralt och det är viktigt att tänka på att ESRS-standarden både efterfrågar kvalitativa och kvantitativa data, vilket ställer olika krav på datainsamlingen.
Det är en konkret utmaning för många företag att data som ska rapporteras saknas. Då är det viktigt att fundera på ambitionsnivå och bestämma vilka schabloner man nöjer sig med och när man vill ha faktiska data. Det som anges som ”Mått” i standarden måste vara med, så saknas data behöver man göra uppskattningar eller använda sig av schabloner. Notera att ju mer faktiska data man har, desto bättre kan man styra efter den och göra den till ett strategiskt verktyg. Uppskattad data ger inte samma möjlighet till det, eftersom den ofta är mer grovmaskig och av sämre kvalitet. Var tydlig med att dokumentera vilka avgränsningar och tolkningar av ESRS-standarderna ni gjort, eftersom dessa inte alltid är glasklara.
För att underlätta för medarbetare och intressenter som ska samla in data, är det ett tips att utforma frågorna så att man täcker flera upplysningskrav på en gång. Vissa datapunkter kan man slå ihop. Till exempel under E1 och E5, så att man med rätt fråga kan få svar som täcker upplysningskraven för flera datapunkter. Ta även gärna fram instruktioner så att medarbetarna förstår var de hittar informationen.
Om man inte omfattas av CSRD men ens kunder gör det, kan man underlätta för kunderna genom att säkerställa att den information man lämnar till kunden är i enlighet med kraven i ESRS-standarderna. Datapunkterna är tydliga och kunderna kommer troligen efterfråga samma typ av information. Har man möjlighet kan man t.ex. bygga upp en CSRD-modul i sin kundportal där kunderna kan hämta information i det format som efterfrågas av standarden.
Struktur
Rapporten kommer att bli omfattande och ett första steg kan vara att ta fram ett utkast som följer ESRS-standarden, för att identifiera var det finns information och var den saknas. Checklistan kan vara ett beslutsunderlag för prioriteringar kring vad man ska samla in nu och vad man ska vänta med. Hänvisningar mellan checklistan och rapporten kan vara ett sätt att påbörja arbetet med taggningar. En stark rekommendation är att följa strukturen i ESRS så mycket man kan för att underlätta taggningen.
Syftet med den nya rapporteringen är att underlätta jämförelser mellan företag. Rapporterna kommer därför inte att kunna användas som ett kommunikativt skyltfönster för företagens hållbarhetsarbete på samma sätt som tidigare. Ett sätt att ändå beskriva hållbarhetsarbetet på ett mer lättsamt sätt kan vara att arbeta med ”framvagnen” av rapporten. Medskicket är dock att även här fokusera på de områden som bedömdes som väsentligt för verksamheten i DVB:n, så att det finns en tydlig röd tråd i rapporten.
Det är tillåtet att placera en del av datat i bilagor för att underlätta läsbarheten, men man ska då tänka på att det kan försvåra taggningen. Då kan det vara bättre att använda de tabellstrukturer som är föreslagna i standarden.
Sammanfattning – medskick på vägen
- Dubbel väsentlighetsbedömning samt scope- och gapanalys – sätt igång om ej klart
- Få system för datainsamling på plats
- Vilka behöver vara med på resan? Inkludera och motivera!
- Testkör kraven redan för 2024
- Skriv innehållet löpande
- Börja skapa strukturen utifrån ESRS
- Se till att styrelsen är med på banan och att dess förväntningar på organisationen är tydlig.
Rebecka Hovenberg
Senior konsult på 2050
Rebecka Jakobsson
Senior konsult på 2050